Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir? Nasıl Alınır?
Kayıtlı Elektronik Posta Nedir?
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), genel e-posta servislerinden farklı olarak, iletilen her mesajın hukuki geçerliliği olan ve içeriği değiştirilemeyen bir şekilde gönderilip alındığı özel bir sistemdir. Fiziksel kayıtlı postaların dijital karşılığı olan KEP, özellikle resmi yazışmalar için tercih edilir.
Gönderici ve alıcı arasında yapılan iletişimin her aşaması kayıt altına alınır. Gönderim zamanı, içeriği ve alıcıya ulaşma bilgisi doğrulukla belgelenir. Tüm bu süreçler üçüncü taraflarca onaylanır ve kayıt altına alınarak gerektiğinde mahkemelerde yasal delil olarak kullanılabilir.
Kayıtlı Elektronik Posta Nasıl Çalışır?
KEP sistemi, e-posta gönderimini üçüncü bir güvenli hizmet sağlayıcı üzerinden gerçekleştirir. Sistem şu şekilde işler:
Gönderen e-posta hazırlar ve KEP sistemi üzerinden gönderir.
Bu süreçte mesaj; gönderim zamanı, içeriği ve alıcı bilgileriyle birlikte kaydedilir.
Alıcı mesajı teslim aldığında bu da kayıt altına alınır.
Sistem hem göndericiye hem alıcıya iletinin ulaştığına dair teslim makbuzu sağlar.
İşte bu süreç KEP’i, normal e-postadan çok daha güvenli ve hukuki açıdan geçerli kılar.
KEP Adresi Ne İşe Yarar?
KEP adresi, kurumlar veya gerçek kişiler için yapılan tüm dijital yazışmaların kanıt niteliği taşımasını sağlar. Sistem sayesinde:
Kim, kime, ne zaman, hangi içerikte e-posta gönderdi? – hepsi kayıtlıdır.
Teslim edilip edilmediği kesindir.
İletilerin içeriği değiştirilemez.
Her eylemin zaman damgası vardır.
Bu avantajlar özellikle ticari anlaşmalar, işten çıkarma bildirimleri, resmi yazışmalar, ödeme bildirimleri gibi hassas belgelerde büyük önem taşır.
KEP Hangi Durumlarda Kullanılır?
Kayıtlı elektronik posta sisteminin kullanıldığı en yaygın alanlar şunlardır:
Sözleşme ve fesih bildirimleri
Vergi, kredi ve borç tahsilat yazışmaları
KVKK çerçevesinde açık rıza metinleri
Şirket içi insan kaynakları iletişimi
Ticari teklif, proje, ihale belgeleri
Sigorta poliçesi, banka kredisi bildirimleri
Genel kurul davetiyeleri
Mahkeme yazışmaları ve avukatlar arası bildirimler
Kısaca, gelecekte hukuki ihtilaf doğurabilecek her türlü iletişimde önleyici koruma sağlamak için kullanılır.
Kayıtlı Elektronik Posta Nasıl Alınır?
KEP almak oldukça kolaydır. BTK tarafından yetkilendirilmiş KEP hizmet sağlayıcılarından biri aracılığıyla başvuru yapılır. Süreç genellikle şu adımları içerir:
Gerçek kişiler için gerekli belgeler:
KEP ön başvuru formu
Kimlik (T.C. kimlik numarası taşıyan nüfus cüzdanı, ehliyet veya pasaport)
Tüzel kişiler için gerekli belgeler:
KEP ön başvuru formu
Faaliyet belgesi veya ticaret sicil tasdiknamesi
Noter onaylı imza sirküleri
Yetkili kişi kimlik belgesi
Yetkilendirme yazısı
Başvurular online yapılabileceği gibi bazı kurumlar şube başvurusu da talep edebilir.
KEP Nereden Alınır?
BTK onaylı KEP hizmet sağlayıcıları şunlardır:
PTT KEP (https://pttkep.gov.tr): Devlet destekli güvenli altyapı sağlar.
TÜRKKEP: Türkiye’nin ilk özel KEP sağlayıcılarından biridir.
TNB KEP, E-GÜVEN, Intertech KEP gibi alternatif sağlayıcılar da mevcuttur.
Güncel listeye BTK’nın resmi web sitesinden ulaşabilirsiniz:
👉 btk.gov.tr/kayitli-elektronik-posta-hizmet-saglayicilar
KEP Zorunlu Mu?
Kayıtlı Elektronik Posta, herkes için zorunlu değildir. Ancak:
Limited ve Anonim şirketler için KEP kullanımı yasal olarak zorunludur.
Kamu kurumları ve bazı özel sektör oyuncuları da belirli işlemlerde KEP adresi bulundurmakla yükümlüdür.
Tüketiciler veya bireyler için ise isteğe bağlıdır ancak özellikle ticari veya hukuki işlemlerde kullanımı önerilir.
KEP Adresi Formatı Nasıl Olur?
Format, kullanıcının gerçek veya tüzel kişi olmasına göre değişir:
Gerçek kişi örneği:
Tüzel kişi örneği:
Adresler, hs01.kep.tr uzantısıyla biter ve benzersizdir.
Kayıtlı Elektronik Posta için E-imza Zorunlu Mudur?
Evet. KEP sistemine erişim ve belge gönderimi için:
Elektronik imza (e-imza) ya da
Mobil imza
sahibi olmak zorunludur. Bu, gönderdiğiniz iletinin sizin tarafınızdan gönderildiğinin hukuken kanıtlanmasını sağlar.
Sık Sorulan Sorular
1. KEP delilleri kaç yıl saklanır?
Hukuki mevzuata göre 20 yıl boyunca saklanır.
2. KEP hesabı başka birine verilebilir mi?
Hayır, hesaplar kişiseldir. Tüzel kişiler ise yetkilendirme yapabilir.
3. KEP fiyatları ne kadar?
Hizmet sağlayıcısına, saklama alanına ve gönderi adedine göre değişmekle birlikte, yıllık 50-200 TL arasında fiyatlandırmalar görülmektedir.
4. KEP denetleyici kurumu hangisidir?
Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK), sistemi lisanslar ve denetler.
5. KEP adresi kapatılınca başkasına verilir mi?
Hayır. Eski hesap tekrar aktif edilebilir ama başka bir kullanıcıya atanamaz.
Sonuç
Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), dijitalleşen dünyada güvenli ve yasal geçerliliği olan iletişim yöntemlerinin başında gelir. Özellikle şirketler, kurumlar ve profesyoneller için sadece bir iletişim aracı değil, aynı zamanda hukuki bir zırh görevi görür. Hem zamandan hem maliyetten tasarruf sağlarken, gelecekte karşılaşılabilecek olası anlaşmazlıkların önüne geçmek için güçlü bir önleyici çözümdür.
Bugün KEP adresinizi edinerek, siz de dijitalde güvenli adım atın.
