Açık Fatura Nedir?

Bir işletme, ürün ya da hizmet sunduğunda karşılığında müşterisine fatura düzenler. Ancak bu fatura henüz ödenmediyse, sistemde “açık” statüsünde yer alır. Açık fatura, alıcı tarafından ödeme yapılmamış, ancak satıcı tarafından düzenlenmiş bir borç belgesidir.

Genellikle bu tür faturalar, ödeme süresi belirlenmiş ama vadesi gelmemiş işlemleri temsil eder. Yani fatura gönderilmiştir ama ödeme alınmamıştır. Bu fatura, müşterinin mal veya hizmet alımını kabul ettiğini ve belirli bir süre içinde ödeme yapacağını taahhüt ettiğini gösterir.

Açık Faturanın İşleyiş Süreci

Fatura Düzenleme ve Gönderim

Satıcı, ürün ya da hizmet sunduktan sonra müşteriye bir açık fatura gönderir. Fatura üzerinde:

• Mal/hizmet detayları

• Toplam tutar

• Son ödeme tarihi

• Ödeme bilgileri

gibi temel bilgiler yer alır. Bu belge müşterinin borcunu gösteren resmi kayıttır.

Fatura Eşleştirme ve Kontrol

Müşteri tarafında bu fatura, muhasebe birimi tarafından kontrol edilir. Satın alma siparişi, sevk irsaliyesi ve fatura karşılaştırılarak bir eşleştirme yapılır. Bu süreçte bir hata ya da eksiklik varsa, fatura iade edilir ya da yeniden düzenlenir.

Ödeme ve Kapanış

Müşteri ödeme yaptıktan sonra açık fatura “kapalı” duruma geçirilir. Bu, ödemenin yapıldığını gösterir ve borcun kalmadığını resmi olarak belgeler.

Açık Fatura Nasıl Hazırlanır?

Bir açık fatura düzenlemek isteyen işletmeler, şu adımları takip etmelidir:

1. Satış Şartlarını Belirleyin

Faturada yer alacak:

• Ödeme süresi (örneğin 15 gün, 30 gün)

• Gecikme durumunda uygulanacak ceza

• Ödeme yöntemi (EFT, havale, çek vb.)

gibi satış şartları önceden netleştirilmelidir.

2. Faturayı Oluşturun

Faturada yer alması gereken temel bilgiler şunlardır:

• Satıcı bilgileri (ünvan, adres, vergi numarası vb.)

• Müşteri bilgileri

• Fatura numarası ve tarihi

• Mal veya hizmetin adı, miktarı, birim fiyatı

• Ara toplam, KDV, genel toplam

• Son ödeme tarihi

• Açık fatura notu (örneğin: “Bu fatura açık statüdedir.”)

3. Gönderim ve Takip

Fatura, e-fatura sisteminden ya da fiziki olarak gönderildikten sonra müşteriyle iletişimde kalınmalı ve ödeme süreci takip edilmelidir. Gecikme olasılığına karşı hatırlatma mekanizmaları kurulmalıdır.

Açık Fatura Kaşesi Nereye Basılır?

Açık fatura kaşesi, genellikle faturanın üst kısmına veya sağ üst köşesine basılır. Bu kaşe, faturanın henüz ödenmediğini ve açık statüde olduğunu belirtir. Üzerinde genellikle şu ibareler yer alır:

• “Açık Fatura”

• “Ödeme Bekleniyor”

• Fatura numarası ya da tarih

Bu işaret hem alıcı hem satıcı tarafında fatura durumunun karışmaması için önemlidir. Özellikle dosya arşivlemesi yapılan işletmelerde açık fatura kaşesi operasyonel netlik sağlar.

Açık Fatura Ödeme Süresi Ne Kadardır?

Açık faturaların ödeme süresi işletmeye göre değişkenlik gösterebilir. Ancak genel kabul gören süreler şunlardır:

• 15 Gün: Kısa vade

• 30 Gün: Standart ticari fatura süresi

• 60-90 Gün: Kurumsal müşterilere tanınan uzun vadeler

Satıcılar, bu sürelere göre tahsilat planı yapmalı ve fatura son ödeme tarihini mutlaka belge üzerinde belirtmelidir. Ödeme süresinin aşılması durumunda gecikme faizi veya yasal işlem başlatılabilir.

Fatura Eşleştirme Süreci Nedir?

Fatura eşleştirme süreci, ödeme öncesinde faturanın doğruluğunu kontrol etmek için yapılan aşamadır. Bu süreçte:

• Satın alma siparişi

• Sevk irsaliyesi

• Açık fatura

belgeleri karşılaştırılır. Amaç; ürün adedi, tutarı, birim fiyatı gibi bilgilerin birbiriyle tutarlı olup olmadığını saptamaktır.

Bu süreç manuel olarak yapılabildiği gibi ERP sistemleriyle de otomatikleştirilebilir. Otomatik sistemlerde eşleşmeyen faturalar sistem tarafından işleme alınmaz ve gözden geçirilmek üzere bekletilir.

Açık Fatura ile Kapalı Fatura Arasındaki Farklar

Açık faturaların takibi çok önemlidir çünkü zamanında tahsil edilemeyen alacaklar işletmenin finansal sağlığını olumsuz etkileyebilir.

Açık Fatura Örneği ile Süreci Daha İyi Anlayın

Diyelim ki bir kırtasiye dükkânınız var ve 1000 TL tutarında ofis malzemesi siparişi verdiniz. Tedarikçi size ürünleri gönderdi ve 30 gün vadeli bir fatura kesti. Bu noktada:

• Fatura açık konuma gelir

• Fatura üzerinde “30 gün içinde ödenmelidir” notu vardır

• Müşteri (siz) ödeme yapana kadar fatura sistemde açık kalır

• Ödeme gerçekleştiğinde fatura kapatılır ve muhasebeye girilir

Bu örnek üzerinden hareketle her işletmenin açık faturaları bir takvimle takip etmesi, vade kontrolü yapması ve olası ödeme problemlerine karşı plan oluşturması gerekir.

Açık Fatura Kullanımının Zorlukları

Açık fatura işlemleri bazı operasyonel zorluklar doğurabilir:

1. Nakit Akışı Problemleri

Faturaların zamanında ödenmemesi işletmenin tedarik zincirinde sorun yaratabilir. Nakit akışı düzensizleşir.

2. Manuel Hatalar

Elle düzenlenen faturalarda yanlış hesaplamalar, ürün adetlerinde hata ya da eksik bilgiler olabiliyor. Bu da ödeme sürecini geciktiriyor.

3. Takip Eksikliği

Birçok işletme fatura takip sistemine sahip değildir. Bu da alacakların unutulmasına, gecikmesine veya kaybolmasına yol açar.

Açık Fatura Ne Zaman Kapanır?

Bir müşteri faturayı ödediğinde, satıcı açık faturayı kapalı fatura statüsüne geçirir. Bu aşamada:

• Ödeme banka hesaplarına geçmiştir

• Fatura sistemde “ödendi” olarak işaretlenmiştir

• İlgili gelir muhasebe kayıtlarına yansıtılmıştır

• Müşteriye makbuz veya dekont gönderilir

Artık o fatura pasif bir statüde arşivlenebilir.

Sonuç: Açık Faturaları Etkin Yönetmek Neden Önemlidir?

Açık fatura, bir işletmenin tahsilat sürecinde kritik bir aşamadır. Doğru yönetilmediğinde nakit akışını zorlayabilir, tedarik sürecini aksatabilir ve işletmeyi finansal riske sokabilir. Bu yüzden:

• Açık faturalar düzenli takip edilmelidir

• Vade günleri takvimle kontrol edilmelidir

• Otomasyon yazılımları kullanılmalı

• Müşterilere ödeme hatırlatmaları yapılmalıdır

Bu süreçler iyi yönetildiğinde hem satıcı hem de alıcı tarafında güvenli ve sürdürülebilir bir ticari ilişki sağlanır.